Introductie.

De manier waarop omgevingsmanagement nu wordt georganiseerd past niet bij de complexiteit die de hoeveelheid stakeholders en issues met zich meebrengen. Voor teams die het omgevingsmanagementproces willen managen door inzicht te krijgen in issues, stakeholders, klanteisen, acties en communicatie, is er Dialog.

De basis

Om de kracht van Dialog te kunnen benutten voeg je informatie toe. Dat doe je met de (baseline_add_circle_black_18dp.png) knop rechts bovenin het scherm. Hiermee kun je snel zaken vastleggen, zoals acties, issues, stakeholders, klanteisen en communicatie-items.

Om gestructureerd te werk te gaan gebruiken we issues als vertrekpunt. Met issues identificeer je mogelijke belemmeringen in het proces, waarover afstemming moet plaatsvinden met stakeholders. Issues lijken een beetje op risico’s. Je geeft het issue een naam, bepaalt de impact en geeft aan wat de deadline is. Zo krijgt een issue urgentie. Hoe urgenter het issue, hoe hoger in de lijsten het komt te staan. Zo word je automatisch geüpdatet over waar de focus moet liggen.

Met Dialog leg je makkelijk koppelingen met andere items. Zo kan uit een issue bijvoorbeeld een actie voortkomen. Koppel hier de actie en zie gemakkelijk welke acties nog afgerond moeten worden.

Het mooie van Dialog is de flow. Je kunt heen en weer klikken tussen de detailpanelen zonder uit die flow te worden gehaald.

Ook kun je thema’s of types toevoegen. Hierdoor zijn de verschillende items in de overzichten te groeperen. Om de workload te verdelen kun je één of meerdere verantwoordelijke(n) aanwijzen. De gebruiker ontvangt een notificatie dat het issue is gekoppeld en het verschijnt daarna in het dashboard van de gebruiker.

Voor het maken van een goede stakeholderanalyse geef je per issue aan welke stakeholders er betrokken zijn en wat de mate van het belang is. Zo zie je per issue welke stakeholders belangrijk zijn voor de voortgang. Dit kan per issue, maar je kunt het ook voor alle issues tegelijk doen in de belangenmatrix.

Houd overzicht(en)

Via de stakeholder menu-link kom je op het stakeholder overzicht. Elk overzicht, bijvoorbeeld het stakeholder overzicht bevat een lijst die je naar wens kunt sorteren en filteren. Bijvoorbeeld op strategie. Het geeft je ook inzicht in de gerelateerde items die aandacht behoeven: Items_in_overview.png of van hoeveel deelprojecten het item (bijvoorbeeld de stakeholder) onderdeel is: Subprojects_in_overview_icon.png.

Bepaal de strategie

De strategie vind je terug in het stakeholder detailpaneel. Deze strategie wordt bepaald door de positie van de ‘bubble’ in de matrix. Op basis van de issues en belangen helpt Dialog je een handje met een suggestie, maar je kunt de ‘bubble’ natuurlijk ook naar eigen inzicht verschuiven.

In de belang/macht matrix vind je vervolgens alle stakeholders.

Het gesprek aangaan

In Dialog maken we gebruik van contactmomenten om telefoongesprekken, e-mails of meetings vast te leggen. Geef bij het aanmaken van het contactmoment aan met welke contactpersoon je een gesprek hebt gehad en wat er besproken is.

Wil je meer informatie toevoegen? Sla het contactmoment dan eerst op en open het paneel door op het contactmoment te klikken in de lijst. Geef bijvoorbeeld aan welke acties er benoemd zijn of over welke issues er gesproken is.

Tip: E-mails kun je ook vanuit Outlook of Gmail slepen naar Dialog om een contactmoment automatisch aan te laten maken. Hoe dat werkt vind je hier: Hoe kan ik e-mails importeren?

Focus op de juiste zaken

Om grip te houden op de voortgang van het issue management gebruik je naast de urgentie van issues ook acties. In het actie overzicht zie je alle acties gegroepeerd per tijdsblok, waar de actie betrekking op heeft, wat de deadline is en wie de actie moet afronden.

Acties kun je ook per item gegroepeerd zien. Zo heb je in één overzicht welke acties er voor alle items openstaan.

Door het overzicht te filteren op gebruiker kun je ook zien voor welke acties jij verantwoordelijk bent.

<Video volgt>

Maak het jezelf makkelijk

Informatie delen hoeft niet veel tijd te kosten. Met de Rapportages knop kun je rapportages genereren. Dat kan in PDF, Word of Excel. Gebruik bijvoorbeeld de managementrapportage om de voortgang ten opzichte van een bepaalde datum te genereren. Zo zien andere teamleden gemakkelijk wat is gewijzigd ten opzichte van de vorige keer dat ze een update ontvingen.

Ben je visueel ingesteld? Dan kun je op de kaart alle informatie terugzien en daar informatie aan toevoegen.